Процесс смены фамилии сотрудника должен осуществляться обязательно в документах, где фигурируют его персональные данные. Соблюдение данного правила строго обязательно. Закреплен этот момент в Трудовом кодексе РФ, а также множестве иных нормативных документов.
Общие положения
Сегодня все граждане Российской Федерации должны в обязательном порядке иметь собственные персональные данные. Таковыми являются имя, фамилия и отчество.
Следует в обязательном порядке помнить, что каждый гражданин имеет право на изменение своих персональных данных. Этот момент закреплен на законодательном уровне.
Чаще всего причиной смены фамилии является именно замужество, заключение брака.
Но для изменения персональных данных совершеннолетнего гражданина ему необходимо будет обратиться в соответствующие учреждения. Также следует помнить, что об изменении фамилии потребуется уведомить собственного работодателя.
Так как необходимо будет внести соответствующие правки в трудовой договор, а также другие документы, составляемые на работе.
К основным вопросам, разобраться с которыми нужно будет заранее, нужно отнести:
- Что это такое?
- Кто может попасть под категорию.
- Куда обращаться.
Что это такое
Сегодня под термином «персональные данные» подразумевается фактически любая информация, которая прямо или же косвенно относится к определенному физическому лицу.
Основным законодательным документом, который регулирует данный вопрос является Федеральный закон «О персональных данных», а также Указ Президента РФ «О перечне сведений конфиденциального характера».
В соответствии с обозначенными выше НПД и иными многие документы, оформляемые непосредственно по месту работы, содержат обширный перечень персональных данных. В том числе фамилию.
Именно поэтому после осуществления изменения персональных данных следует в обязательном порядке внести определенные правки по месту работы.
Делается это непосредственно самими работодателем. В процессе обычно участвуют бухгалтер, кадровый работник и непосредственно руководитель предприятия.
Кто может попасть под категорию
Сегодня процесс замены фамилии изначально самим гражданином РФ. Процесс изменения персональных данных осуществляется через органы регистрации гражданских состояний — ЗАГС.
В данное учреждение подается соответствующее заявление вместе с пакетом необходимых документов. Следующим этапом является замена паспорта.
Причем очень важно не затягивать с этим вопросом. Следует в обязательном порядке заменить данный документ, на это дается 30 дней с момента внесения соответствующих правок в реестр гражданских состояний.
Процедура замены паспорта подразумевает оплату государственной пошлины.
Причем если паспорт не будет заменен в течение указанного времени — будет назначен административный штраф. В некоторых регионах величина его составляет более 5 тыс. рублей.
Также все необходимые документы можно представить через законного представителя. Но в таком случае потребуется сформировать нотариально заверенную доверенность. К ней будет прилагаться документ, удостоверяющий личность.
Альтернативой является отправка документов почтой, заказным письмом. Важно заранее ознакомиться со всеми нюансами, это позволит избежать различных сложностей.
Наиболее частыми основаниями для изменения фамилии согласно статистике по Российской Федерации являются следующие:
| Показатели | Описание |
| Один из супругов желает носить фамилию другого | или же наоборот после развода вернуть свою |
| Присутствует желание носить фамилию отчима, мачехи | если по какой-то причине осуществить законное усыновление попросту невозможно |
| Использование фамилии одного из родителей | если по какой-то причине второй родитель не принимал участия в воспитании ребенка |
| Желание поменять фамилию в соответствии со своей этнической принадлежностью | — |
| Изменение персональных данных из религиозных соображений | если фамилия попросту звучит неблагозвучно |
Если имеет место желание сменить фамилию гражданином совершеннолетним, то обозначать причину нет необходимости. Но по собственному желанию можно это сделать. Тем не менее, законодательно этот вопрос никак не регулируется.
Куда обращаться
Сегодня при изменении фамилии сотрудником необходимо будет осуществить правки достаточно большого количества документов.
При этом обращаться самому сотруднику, персональные данные которого изменились, необходимо именно в отдел кадров. Кадровый работник уже самостоятельно обязан осуществить все необходимые дальнейшие действия.
В случае изменения фамилии по любой причине потребуется внести соответствующие правки в следующие документы:
Некоторые документы (ИНН, СНИЛС, полис ОМС) работник имеет возможность заменить самостоятельно.
Причем вне зависимости от того, имеется ли у него постоянная работа или же отсутствует.
Так, свидетельство с индивидуальным налоговым номером возможно будет заменить через региональное отделение Федеральной налоговой службы. СНИЛС — для замены данного документа следует посетить отделение ПФР.
Полис обязательного медицинского страхования ОМС — меняться также может сотрудником самостоятельно. Достаточно будет лишь обратиться в региональное отделение страховой компании.
Но оптимальным решением со стороны простого работника будет обратиться непосредственно по месту официального трудоустройства.
Работодатель не имеет права отказать в замене соответствующих документов. При этом все организационные вопросы решаются именно по месту трудоустройства.
Изменение фамилии не подразумевает никаких дополнительных платежей со стороны работника в пользу работодателя.
Но важно помнить, что в обязательном порядке потребуется предоставить по месту официального трудоустройства общегражданский паспорт, а также ряд иных документов.
При возникновении сложностей, спорных моментов следует обращаться:
- В трудовую инспекцию.
- В суд.
Если имеет место очевидное нарушение — следует обратиться именно в трудовую инспекцию. В то же время если ситуация осложнена какими-либо юридическими вопросами — необходимо разрешать вопрос через суд.
Но подобное возможно если ранее были предприняты соответствующие попытки досудебного урегулирования конфликта.
Алгоритм обращения в суд по вопросам трудоустройства полностью стандартен. Но существует обширный ряд нюансов, разобраться с которыми нужно будет заранее.
Как оформляется смена фамилии сотрудника
Процесс смены фамилии гражданина РФ обязательно производится с участием органов регистрации гражданского состояния.
Далее требуется оформить паспорт доступным способом — через органы МВД, Многофункциональный центр или же иным образом.
Только лишь после завершения этой процедуры следует обращаться к работодателю с уведомлением об изменении фамилии. Так как все правки в трудовой книжке, договоре, личной карте и иных документов делаются именно на основании паспорта.
Существует ряд вопросов, разобраться с которыми нужно будет также самому работнику. Так как это позволит самостоятельно проконтролировать соблюдение прав, а также избежать их нарушения.
К основным таковым вопросам сегодня относится следующее:
- на каких условиях;
- необходимые действия;
- какие потребуются документы;
- как быть с трудовым договором;
- важные нюансы;
- чем регулируется.
На каких условиях
Условия переоформления всех документов при изменении фамилии работником являются стандартными и не подразумевают активного участия в этом сотрудника.
Достаточно будет лишь представить новый паспорт с внесенными изменении персональных данных.
Одним из самых важных моментов является трудовой договор. При этом в законодательстве прямо не устанавливается указание на внесение правок в данный документ.
Но при этом делать это необходимо обязательно. Данная процедура осуществляется путем внесения правок в уже существующую копию договора.
При этом делаются такие правки как в экземпляре самого работника, так и в экземпляре работодателя. Заверяется новая, дополнительная информация соответствующими подписями обоих сторон.
В трудовой книжке соответствующие изменения могут быть внесены на основании:
- Оформленного общегражданского паспорта РФ.
- Свидетельства о заключении брака.
Все правки обязательно вносятся именно на титульном листе трудовой книжки. При этом одной чертой зачеркиваются старые персональные данные, рядом записываются новые.
При этом процедура данная осуществляется как при изменении фамилии, так и при правке остальных данных.
Ссылки на все соответствующие документы делаются на внутренней стороне трудовой книжки, при этом заверяются подписью работодателя, а также уполномоченного лица.
Схожим образом вносятся правки во все остальные документы. Существует ряд нюансов, с которыми нужно в первую очередь разобраться именно работодателю.
Это позволит избежать нарушений, а также повышенного внимания со стороны трудовой инспекции.
Необходимые действия
Не менее важным моментом является внесение правок в книгу учета движения трудовых книжек, а также вкладышей в них. Но этот вопрос также законодательно не регулируется.
Но оптимальным решением является использовать правила, разработанные для внесения соответствующих правок непосредственно в трудовую книжку. Таким образом, возможно минимизировать допущение каких-либо ошибок.
В лично карточке работника делаются дополнительные записи. Для этого понадобится зачеркнуть старые персональные данные, после чего чуть ниже написать измененные, исправленные.
Особое внимание следует уделить именно разделу «Х. Дополнительные сведения».
В данном разделе делается ссылка на перечень документов, на основании которых сделаны соответствующие правки. Без соответствующей подтверждающей печати такие записи будут недействительны.
Особое внимание нужно уделить замене пенсионного свидетельства. Так как при задержке подобной процедуры возможны сложности с перечислением соответствующих отчислений.
В таком случае понадобится составить два бланка установленной в законодательстве формы:
| Показатели | Описание |
| АДВ-2 | это заявление об обмене свидетельства, заполняется и подписывается самим застрахованным лицом |
| АДВ-6-1 | данный документ представляет собой опись документов |
Сотрудник расписывается в сопроводительной ведомости. После этого в течение от 14 дней до 1 месяца по месту работы возможно будет забрать новое пенсионное свидетельство.
Также существует перечень действий, которые потребуется осуществить работнику самостоятельно. Например, касается это банковской карты.
Замена её на карту с актуальной информацией должна быть осуществлена непосредственно путем личного заявление в банковское учреждение, которое выдало пластик.
Заменой ИНН также следует заняться самостоятельно. Для этого потребуется обратиться с набором необходимых документов по месту постойной регистрации.
Длительность замены ИНН может отличаться в зависимости от ряда различных факторов. Со всеми ними лучше всего разобраться опять же заранее.
Какие потребуются документы
Сегодня одним из документов, составлять который следует обязательно работодателю при смене сотрудником фамилии, является специальный приказ. Законодательно делать это необходимость не установлена.
Но чтобы избежать сложностей, а также донести максимально точно и подробно информацию до кадровой службы, а также бухгалтерии следует в обязательно составить такой документ.
С 01.01.13 г. отменена необходимость применять унифицированные формы первичный документов.
Именно по этой причине при составлении такого приказа организация, юридическое лицо обязано самостоятельно заниматься разработкой соответствующего документа.
Дата формирования соответствующего приказа должна соответствовать дате подачи заявления, а также паспорта с новыми данными, другими документами.
Причем самого работника потребуется ознакомиться с соответствующим приказом под подпись.
Как быть с трудовыми договорами
Некоторые сложности порой вызывает именно трудовой договор. Отдельные работодатели осуществляют соответствующие правки путем составления дополнительного соглашения к основному трудовому соглашению.
Но следует помнить, что в соответствии со ст.№72 ТК РФ такое дополнительное соглашение должно оформляться непосредственно при изменении условий трудового договора.
Что делает использование дополнительного соглашения в таком случае далеко не всегда уместным.
Именно поэтому оптимальным решением является именно правка в уже непосредственно существующих копиях трудового договора.
Если по какой-то причине опыт в таком направлении отсутствует — следует ознакомиться с уже существующими примерами.
Важно лишь использовать авторитетные, хорошо себя зарекомендовавшие источники информации.
Видео: смена фамилии
Важные нюансы
Работодателю важно помнить также о перечне документов, которые будут сменены непосредственному самим работником при изменении персональных данных.
К таковым следует отнести:
Также необходимо учитывать, что изменение всех данных о работнике в трудовом договоре, а также различного рода других документах должны осуществляется только лишь после смены паспорта.
Так как именно на основании данного документа делаются правки во всех остальных документах. Самому же работнику важно заранее разобраться со всеми нюансами, связанными со сменой фамилии. И проявлять инициативу по этому поводу.
Нередко возникают самые разные проблемы, непосредственно связанные с оформлением документов при несоответствии фамилии в паспорте и других бумагах.
Важно уделить пристальное внимание данному вопросу как работодателям, так и работникам. Существует ряд особенностей, разобраться с ними нужно буде заблаговременно.
Особенно внимательно нужно подходить к замене пенсионного удостоверения. Так как нередко возникают сложности, задержки в зачислениях на персональный счет СНИЛС.
Потому в случае смены фамилии стоит осуществлять все процедуры максимально оперативно. Это позволит в дальнейшем избежать самых разных сложностей.
Чем регулируется
Как самому работнику, так и его работодателю следует ознакомиться с п.26 Постановления Правительства:
| Номер | Описание |
| №225 от 16.04.03 г. | «О трудовых книжках» |
Согласно данному нормативно-правовому документу правка персональных данных (фамилии, имени и отчества) должна осуществляется на основании одного или же сразу нескольких ниже обозначенных документов:
- Паспорта гражданина РФ.
- Свидетельства о рождении или же о заключении/расторжении брака.
- Свидетельства об изменении каких-либо персональных данных.
Процесс изменения персональных данных подразумевает замену большого количества документов, а также внесение правок в некоторые бумаги на работе, в иных местах.
Разобраться, как оформить заявление на смену фамилии сотрудника большого труда не составит.